Vedtekter for Sandefjord Fotoklubb.
1. Foreningens navn Foreningens navn er Sandefjord Fotoklubb.
2. Formål Klubben har sete i Sandefjord, og dens formål, er å arbeide for fremme av fotografi og video.
3. Juridisk person Foreningen er selveiende og en frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld.
4. Medlemskap Medlem av Sandefjord Fotoklubb kan ha medlemskap i annen klubb. Medlemskapet i Sandefjord Fotoklubb, tegnes for 1 (ett) år av gangen. Medlemsperioden er 1. mars til 28. februar.
5. Medlemmers rettigheter og plikter
5.1. Rettigheter Medlemmene har gratis adgang til alle klubbens vanlige møter. Medlemmer har rett til, på nærmere fastsatte vilkår å benytte klubbens tekniske hjelpemidler. Medlemmer har rett til å delta på alle aktiviteter i regi av Sandefjord Fotoklubb.
5.2. Plikter Medlemmer i Sandefjord Fotoklubb forplikter seg til å bidra positivt til klubbens virksomhet.
5.3. Oppdrag og arrangementer. Ved arrangementer eller oppdrag som tilfaller Sandefjord Fotoklubb tilbys disse fortrinnsvis aktive medlemmer av klubben. Andre medlemmer kan delta dersom det ikke er tilstrekkelig med aktive medlemmer som viser interesse.
6. Logo Ved eventuelle forslag om endring av klubbens logo, må dette godkjennes med 2/3 dels flertall på årsmøtet.
7. Kontingent
a) Kontingenten fastsettes av årsmøtet. Studenter og pensjonister har redusert pris
b) Årskontingenten betales innen 1. Mars.
c) Medlemmer som meldes inn etter 30. November løser ikke kontingent før påfølgende år, men har da ikke stemmerett på årsmøtet.
d) Medlemmer som står til rest med kontingent etter 1. Mars, skal motta skriftlig purring der det tillegges purregebyr fastsatt av årsmøtet. Dersom kontingenten ikke innbetales innen ny frist, kan styret stryke vedkommende som medlem.
8. Utmeldelse Utmeldelse skal sendes skriftlig til styret dersom medlem ønsker å melde seg ut i medlemsperioden. Innbetalt medlemskontingent refunderes ikke.
9. Utelukkelse av medlem Styret kan utelukke et medlem som ved sin opptreden skader klubben. Vedkommende har anledning og rett til å anke avgjørelsen for årsmøtet.
10. Årsmøtet
a) Årsmøtet er klubbens øverste myndighet. Kun medlemmer har stemmerett på årsmøtet.
b) Ordinært årsmøte avholdes i Februar hvert år. Det innkalles av styret med minst 3 ukers varsel.
c) Innkallelsen skal inneholde utførlig saksliste.
d) Årsberetning, regnskap, budsjettforslag og eventuelle innkomne forslag skal være tilgjengelig for gjennomsyn minst 12 (tolv) dager før årsmøtet. Dette sendes via e-post til alle medlemmer.
e) Forslag som ønskes behandlet på det ordinære årsmøtet må sendes skriftlig innen 14 dager før årsmøtet. Forslagene må være ledsaget av en skriftlig begrunnelse.
f) Beslutninger om vedtektsendringer etter skriftlig innkomne forslag, må vedtas med 2/3 flertall av de fremmøtte stemmeberettigede medlemmene eller ved fullmakt.
g) Valg av styre.
g1. Leder, nestleder, sekretær og kasserer velges for 2 (to) år. For å få rullering i styret velges, leder og sekretær et år, mens nestleder og kasserer velges påfølgende år.
g2. Styremedlem og varamedlem velges for 1 (ett) år.
h) Årsmøtet velger 2 medlemmer til å revidere regnskapet. Disse skal ikke være medlemmer av styret.
i) Referat fra årsmøtet gjøres tilgjengelig for klubbens medlemmer etter styrets godkjenning.
11. Ekstraordinært Årsmøte. Ekstraordinært årsmøtet kan innkalles av styret hvis det selv finner det påkrevet, eller hvis 1/3 del av medlemmene skriftlig forlanger det. Innkallelse må skje innen 2 måneder med minst 14 dagers varsel, og den skal inneholde utførlig meddelelse om de saker som skal behandles. Avstemning skjer som på ordinært årsmøte.
12. Styret.
a) Styret representerer klubben utad og består av fem medlemmer og ett varamedlem: leder, nestleder, sekretær, kasserer og ett styremedlem.
b) Varamedlem deltar i styremøtene, men har ikke stemmerett, unntagen som stedfortreder.
c) Styret innkalles av sekretæren etter anmodning av leder eller 3 styremedlemmer.
d) Styret er beslutningsdyktig når minst 3 av dets medlemmer er tilstede, deriblant lederen eller nestlederen. Lederens stemme eller ved hans forfall nestlederens stemme er avgjørende ved stemmelikhet.
e) Kasserer fører regnskap og legger dette fram for styret på oppfordring.
f) Styret leder Sandefjord Fotoklubb innenfor rammer gitt av årsmøtet i styringsperioden.
g) Faste komiteer som programkomité, ol., utnevnes av styret. Komiteene har ansvar for å gjennomføre aktivitetene.
13. Styrets mandat.
a) Styrets leder forplikter klubben ved sin underskrift sammen med et av dets øvrige medlemmer – med ansvar overfor styret og årsmøtet.
b) Styret fastsetter regler for bruk av klubbens utstyr.
14. Valgkomité.
a) Valgkomité består av to medlemmer og velges på årsmøtet.
b) Komiteens oppgave er å forberede kommende valg.
c) Valgkomiteen bestreber seg på å finne egnede styremedlemmer med tanke på kontinuitet i styret.
15. Oppløsning.
a) Forslag om klubbens oppløsning kan fremsettes av styret eller 2/3 av klubbens medlemmer.
b) Oppløsningen av foreningen kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsningen vedtatt med minst 2/3 flertall av fremmøtte medlemmer, innkalles det til ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket gjentas med 2/3 flertall av fremmøtte medlemmer.
c) Hvis oppløsning besluttes, skal klubbens aktiva avsettes til eventuell oppstart av ny fotoklubb i Sandefjords området, eller gis til et veldedig formål som årsmøte beslutter.
d) Ingen medlemmer har krav på foreningens midler eller andeler av disse.
e) Sammenslutning med andre foreninger eller deling av foreningen anses ikke som oppløsning.
f) Vedtak om sammenslutning / deling og nødvendige vedtektsendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring jf. Punkt 10f
g) Styret skal i denne forbindelse utarbeide en plan for sammenslutning / delingen som årsmøtet skal stemme over.
h) Ved sammenslutning / deling skal det innhentes samtykke fra foreningens kreditorer.
Vedtektene er revidert og godkjent på årsmøtet 11.02.2019